TECNOSTAMP TRIULZI INTERNATIONAL GROUP

Whistleblowing Management Procedure

TECNOSTAMP TRIULZI INTERNATIONAL GROUP WHISTLEBLOWING MANAGEMENT PROCEDURE

Introduction

Whistleblowing is the act of reporting suspected or potential illegal activity. Studies and experience show that a significant portion of illegal actions come to the attention of an organization through reports made by individuals inside or close to it. For this reason, organizations increasingly consider introducing or improving whistleblowing policies and processes to meet regulatory requirements or on a voluntary basis. The European Union, through Directive 2019/1937 on the protection of whistleblowers, has established a minimum standard for the protection of whistleblowers across all member states. Italy implemented this Directive through Legislative Decree No. 24 of March 10, 2023. Tecnostamp Triulzi Group (“the Company”) complies with these legal requirements through this Procedure. This Procedure outlines the internal mechanism adopted by the Company to allow reports of suspected or actual illegal conduct within the organization. The system aims to:

Encourage and facilitate reporting of illegal acts, demonstrating leadership commitment.
Support and protect whistleblowers and involved parties.
Ensure fair and timely handling of reports.
Promote a culture of transparency, integrity, and responsibility.
Reduce the risk of illegal conduct.

Definitions

For the purposes of this Procedure:

Violations: Acts or omissions that harm the public interest or the Company’s integrity.
Information on Violations: Well-founded suspicions or information about violations.
Report: Written or oral communication regarding violations.
Internal Report: A report made through the Company’s internal communication channels.
External Report: A report made through authorized external channels.
Public Disclosure: Making information about violations publicly accessible through media or online.
Whistleblower: The person who reports or discloses information about violations.
Facilitator: A person assisting the whistleblower in making the report.
Work Environment: Any professional relationship through which an individual gains information about violations.

Applicability

Reports should involve activities or conduct within the work environment. This includes current or past professional relationships, ensuring a qualified relationship between the whistleblower and the Company. 3.1 Protected Whistleblowers The protections cover the following individuals:

Employees, including part-time, fixed-term, and apprentices.
Self-employed individuals working with the Company.
Contractors, suppliers, or others working under the supervision of the Company.
Consultants and interns (both paid and unpaid).
Administrators, directors, and anyone exercising control or oversight functions within the Company.

Communication Channels

The Company provides both internal and external channels for reporting violations. The whistleblower can remain anonymous, and all reports will be treated confidentially. The available channels for communication are outlined below. 4.1 Internal Reporting Channels Whistleblowers can use the following internal channels to submit reports:

Online Portal: Whistleblowers can access a secure, confidential platform to submit reports. You can visit the Whistleblowing Portal to submit a report.
Written Communication: Reports can also be made in writing via the secure platform.
Oral Communication: The platform also allows for voice messaging.
In-person Meetings: On request, a meeting can be scheduled with the officer in charge of managing reports. This can be arranged via the online platform.

All reports, whether anonymous or identified, are handled with the same level of confidentiality and seriousness. 4.2 External Reporting Channels If the whistleblower believes that using the internal channels is ineffective or carries the risk of retaliation, they may submit reports through external channels. Reports can be submitted to:

ANAC (Italian Anti-Corruption Authority): ANAC manages the external reporting system and ensures the confidentiality of the whistleblower. You can access ANAC’s reporting system on their official website.

Conditions for external reporting include:

The internal channel is not active or does not ensure confidentiality.
The internal report has not been followed up within a reasonable time.
There is a risk of retaliation or evidence being destroyed.
The violation poses an imminent threat to the public interest.

4.3 Public Disclosure In cases where both internal and external channels fail, or if there is a need for immediate public awareness (e.g., public safety concerns), the whistleblower may make a public disclosure. This can be done through the press or online platforms, provided that:

The internal and external channels have been ineffective.
The violation poses an immediate or clear danger to public health or safety.
Public disclosure is essential to prevent harm or ensure proper investigation.

Submission of the Report

Reports must be as detailed as possible to allow for proper investigation. The following should be included:

Date and location of the incident.
A description of the conduct or violation.
Any identifying details of those involved (if known).

Supporting documents that help substantiate the report should also be included.

Acknowledgment of Receipt and Timeline

The designated officer will acknowledge receipt of the report within seven days. Follow-up actions and outcomes will be communicated within three months. This period may be extended if there are objective reasons that could compromise the investigation.

Investigation Process

Upon confirming the report as whistleblowing, the Company will initiate an internal investigation. This process is conducted promptly and thoroughly, without compromising the accuracy of the findings.

Cooperation in Investigations

All employees and external personnel must cooperate with investigations. Failure to cooperate may result in disciplinary action.

Protection of the Whistleblower

The whistleblower and those involved in the report are protected from any retaliatory actions. This includes protection against termination, demotion, or any form of adverse treatment. Any form of retaliation will be treated seriously and may result in disciplinary action, including dismissal. If a whistleblower suffers retaliation, the burden of proof shifts to the party responsible for the harmful action, who must demonstrate that it was unrelated to the whistleblowing.

Sanctions

If a report is found to be unfounded and made in bad faith, the Company may initiate disciplinary action against the whistleblower, in accordance with applicable labor agreements.

Training

All personnel involved in handling whistleblowing cases will receive specific training to ensure proper handling of reports and compliance with whistleblowing laws.

Data Protection and Record Keeping

All personal data related to whistleblowing must be stored securely and treated confidentially. Unnecessary data will be deleted promptly, and relevant records will be maintained for no more than five years, in compliance with data protection laws.

Italian Translation Procedura di Gestione delle Segnalazioni Whistleblower

Introduzione

Il whistleblowing è l’atto di segnalare un sospetto o rischio di attività illecita. Studi ed esperienze dimostrano che una parte significativa degli illeciti viene alla luce grazie a segnalazioni fatte da individui all’interno o vicini all’organizzazione. Per questa ragione, sempre più organizzazioni considerano l’introduzione o il miglioramento delle politiche di whistleblowing per rispondere alle normative o su base volontaria. L’Unione Europea, con la Direttiva 2019/1937 sulla protezione dei whistleblower, ha stabilito uno standard minimo per tutti gli stati membri. L’Italia ha implementato tale direttiva con il D.Lgs. 10 marzo 2023 n. 24. Il Gruppo Tecnostamp Triulzi (“la Società”) ha scelto di conformarsi a tali prescrizioni legali attraverso questa Procedura. Questa Procedura descrive il meccanismo adottato dalla Società per consentire la segnalazione di comportamenti illeciti o irregolarità sospette all’interno dell’organizzazione. Il sistema mira a:

Incoraggiare la segnalazione di atti illeciti e dimostrare l’impegno della leadership aziendale.
Supportare e proteggere i whistleblower e le parti coinvolte.
Garantire che le segnalazioni vengano trattate in modo equo e tempestivo.
Promuovere una cultura di trasparenza, integrità e responsabilità.
Ridurre il rischio di attività illecite.

Definizioni

Ai fini della presente Procedura:

Violazioni: Atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società.
Informazioni sulle Violazioni: Informazioni o sospetti fondati riguardanti le violazioni.
Segnalazione: Comunicazione scritta o orale riguardante violazioni.
Segnalazione Interna: Segnalazione effettuata attraverso i canali interni della Società.
Segnalazione Esterna: Segnalazione effettuata tramite canali esterni autorizzati.
Divulgazione Pubblica: Divulgazione di informazioni sulle violazioni tramite media o online.
Whistleblower: Persona che segnala o divulga informazioni riguardanti violazioni.
Facilitatore: Persona che assiste il whistleblower nella segnalazione.
Ambiente di Lavoro: Qualsiasi relazione professionale attraverso la quale una persona ottiene informazioni sulle violazioni.

Applicabilità

Le segnalazioni devono riguardare attività o condotte nell’ambito lavorativo. Questo include relazioni professionali presenti o passate, garantendo una relazione qualificata tra il segnalante e la Società. 3.1 Soggetti Segnalanti Protetti Le protezioni coprono i seguenti soggetti:

Lavoratori dipendenti, inclusi a tempo parziale, determinato e apprendisti.
Lavoratori autonomi che collaborano con la Società.
Fornitori, collaboratori o altri lavoratori che operano sotto la supervisione della Società.
Consulenti e tirocinanti (sia pagati che non).
Amministratori, direttori e chiunque eserciti funzioni di controllo all’interno della Società.

Canali di Comunicazione

La Società mette a disposizione canali interni ed esterni per la segnalazione delle violazioni. Il whistleblower può rimanere anonimo, e tutte le segnalazioni saranno trattate in modo confidenziale. Di seguito sono descritti i canali di comunicazione disponibili. 4.1 Canali di Segnalazione Interna I whistleblower possono utilizzare i seguenti canali interni per presentare le segnalazioni:

Portale Online: I whistleblower possono accedere a una piattaforma sicura per inviare segnalazioni. Visita il Portale Whistleblowing per inviare una segnalazione.
Comunicazione Scritta: Le segnalazioni possono essere effettuate per iscritto tramite la piattaforma sicura.
Comunicazione Orale: La piattaforma consente anche l’uso di messaggi vocali.
Incontri di Persona: Su richiesta, è possibile fissare un incontro con il responsabile della gestione delle segnalazioni tramite la piattaforma.

Tutte le segnalazioni, anonime o identificate, saranno trattate con lo stesso livello di riservatezza. 4.2 Canali di Segnalazione Esterna Se il whistleblower ritiene che l’utilizzo dei canali interni non sia efficace o comporti un rischio di ritorsione, può presentare segnalazioni tramite canali esterni. Le segnalazioni possono essere inviate a:

ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione): L’ANAC gestisce il sistema esterno di segnalazione e garantisce la riservatezza dell’identità del segnalante.

Condizioni per l’uso dei canali esterni includono:

Il canale interno non è attivo o non garantisce la riservatezza.
La segnalazione interna non ha ricevuto seguito entro un tempo ragionevole.
Esiste un rischio di ritorsione o distruzione delle prove.
La violazione rappresenta una minaccia imminente per l’interesse pubblico.

4.3 Divulgazione Pubblica In caso di fallimento dei canali interni ed esterni, o se è necessario sensibilizzare immediatamente l’opinione pubblica, il whistleblower può effettuare una divulgazione pubblica. Questo può avvenire tramite stampa o piattaforme online, a condizione che:

I canali interni ed esterni non abbiano avuto successo.
La violazione rappresenta un pericolo immediato per la salute pubblica o la sicurezza.
La divulgazione pubblica è necessaria per prevenire danni o garantire un’indagine corretta.

Invio della Segnalazione

Le segnalazioni devono essere il più circostanziate possibile per consentire una corretta indagine. Devono includere:

La data e il luogo dell’evento segnalato.
Una descrizione del comportamento o violazione.
Qualsiasi dettaglio identificativo dei soggetti coinvolti (se noti).

Documenti che sostengano la fondatezza della segnalazione dovrebbero essere allegati.

Avviso di Ricevimento e Tempistiche

Il responsabile incaricato conferma la ricezione della segnalazione entro sette giorni. Azioni di follow-up e risultati verranno comunicati entro tre mesi. Questo termine può essere esteso se vi sono ragioni oggettive che potrebbero compromettere l’indagine.

Procedura di Indagine

Dopo aver confermato che la segnalazione rientra nel whistleblowing, la Società avvia un’indagine interna sui fatti o comportamenti segnalati. Il processo sarà svolto in modo rapido e accurato, senza compromettere la qualità dei risultati.

Collaborazione alle Indagini

Tutti i dipendenti e il personale esterno devono collaborare alle indagini fornendo informazioni veritiere e complete. La mancata collaborazione può comportare sanzioni disciplinari.

Protezione del Segnalante

Il segnalante e le parti coinvolte nella segnalazione sono protetti da qualsiasi azione ritorsiva. Questo include protezione contro licenziamento, retrocessione o qualsiasi trattamento negativo legato alla segnalazione. Qualsiasi vittimizzazione sarà considerata una questione grave e potrà comportare azioni disciplinari fino alla cessazione del rapporto di lavoro. Se un segnalante subisce ritorsioni, l’onere della prova si sposta sulla parte che ha compiuto l’azione dannosa, la quale dovrà dimostrare che l’azione non è collegata alla segnalazione.

Sanzioni

Se una segnalazione viene giudicata infondata e fatta in malafede, la Società può avviare azioni disciplinari contro il segnalante, secondo i contratti collettivi applicabili.

Formazion

Tutto il personale coinvolto nella gestione delle segnalazioni riceverà una formazione specifica per garantire la corretta gestione delle segnalazioni e la conformità alle leggi sul whistleblowing.

Protezione dei Dati e Conservazione dei Registri

Tutti i dati personali relativi alle segnalazioni devono essere conservati in modo sicuro e trattati in modo riservato. I dati non necessari verranno eliminati immediatamente e i registri rilevanti saranno conservati per non più di cinque anni, nel rispetto delle leggi sulla protezione dei dati.

German Translation Hinweisgeber-Richtlinie

Einführung

Hinweisgebersysteme sind Mechanismen, mit denen verdächtige oder potenziell illegale Handlungen gemeldet werden können. Studien und Erfahrungen zeigen, dass ein erheblicher Teil illegaler Handlungen durch Meldungen von Personen bekannt wird, die sich innerhalb oder in der Nähe einer Organisation befinden. Aus diesem Grund erwägen viele Unternehmen zunehmend die Einführung oder Verbesserung von Whistleblowing-Richtlinien, entweder als Reaktion auf rechtliche Anforderungen oder auf freiwilliger Basis. Die Europäische Union hat mit der Richtlinie 2019/1937 über den Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, Mindeststandards für den Schutz von Hinweisgebern in allen Mitgliedstaaten festgelegt. Italien setzte diese Richtlinie durch das Gesetzesdekret Nr. 24 vom 10. März 2023 um. Die Tecnostamp Triulzi Group („das Unternehmen“) befolgt diese gesetzlichen Anforderungen durch diese Richtlinie. Diese Richtlinie beschreibt den internen Mechanismus, den das Unternehmen eingerichtet hat, um Berichte über tatsächliche oder vermutete illegale Handlungen oder Unregelmäßigkeiten innerhalb der Organisation zu ermöglichen. Das System zielt darauf ab:

Illegale Handlungen zu melden und das Engagement der Führung für deren Prävention zu demonstrieren.
Hinweisgeber und betroffene Parteien zu schützen und zu unterstützen.
Sicherzustellen, dass Berichte fair und zeitnah behandelt werden.
Eine Kultur der Transparenz, Integrität und Verantwortlichkeit zu fördern.
Das Risiko illegaler Handlungen zu verringern.

Definitionen

Für die Zwecke dieser Richtlinie gelten folgende Definitionen:

Verstöße: Handlungen oder Unterlassungen, die das öffentliche Interesse oder die Integrität des Unternehmens schädigen.
Informationen über Verstöße: Informationen oder fundierte Verdachtsmomente in Bezug auf Verstöße.
Meldung: Schriftliche oder mündliche Kommunikation über Verstöße.
Interne Meldung: Meldung über die internen Kanäle des Unternehmens.
Externe Meldung: Meldung über autorisierte externe Kanäle.
Öffentliche Bekanntgabe: Veröffentlichung von Informationen über Verstöße in den Medien oder online.
Hinweisgeber: Die Person, die Informationen über Verstöße meldet oder offenlegt.
Ermöglicher: Eine Person, die den Hinweisgeber bei der Meldung unterstützt.
Arbeitsumfeld: Jede berufliche Beziehung, durch die eine Person Informationen über Verstöße erhält.

Anwendbarkeit

Meldungen müssen Aktivitäten oder Verhaltensweisen im Arbeitsumfeld betreffen. Dies schließt aktuelle oder frühere berufliche Beziehungen ein und gewährleistet eine qualifizierte Beziehung zwischen dem Hinweisgeber und dem Unternehmen. 3.1 Geschützte Hinweisgeber Der Schutz gilt für folgende Personen:

Mitarbeiter, einschließlich Teilzeit-, Befristete und Auszubildende.
Selbstständige, die mit dem Unternehmen zusammenarbeiten.
Auftragnehmer, Lieferanten oder andere, die unter der Aufsicht des Unternehmens arbeiten.
Berater und Praktikanten (sowohl bezahlt als auch unbezahlt).
Administratoren, Direktoren und Personen, die Aufsichtsfunktionen im Unternehmen ausüben.

Kommunikationskanäle

Das Unternehmen bietet sowohl interne als auch externe Kanäle für die Meldung von Verstößen an. Der Hinweisgeber kann anonym bleiben, und alle Meldungen werden vertraulich behandelt. Die verfügbaren Kommunikationskanäle sind nachstehend beschrieben. 4.1 Interne Meldekanäle Hinweisgeber können die folgenden internen Kanäle verwenden, um Verstöße zu melden:

Online-Portal: Hinweisgeber können auf eine sichere Plattform zugreifen, um Meldungen zu machen. Besuchen Sie das Whistleblowing-Portal, um eine Meldung zu machen.
Schriftliche Meldung: Meldungen können auch schriftlich über die sichere Plattform erfolgen.
Mündliche Meldung: Die Plattform ermöglicht auch Sprachnachrichten.
Persönliche Treffen: Auf Anfrage kann über die Plattform ein Treffen mit dem zuständigen Verantwortlichen vereinbart werden.

Alle Meldungen, ob anonym oder identifiziert, werden mit der gleichen Vertraulichkeit behandelt. 4.2 Externe Meldekanäle Wenn der Hinweisgeber der Meinung ist, dass die Verwendung der internen Kanäle nicht effektiv ist oder ein Risiko für Vergeltungsmaßnahmen darstellt, kann er Meldungen über externe Kanäle einreichen. Meldungen können an folgende Stellen gesendet werden:

ANAC (Italienische Antikorruptionsbehörde): ANAC verwaltet das externe Meldesystem und gewährleistet die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers.

Bedingungen für die Verwendung externer Kanäle:

Der interne Kanal ist nicht aktiv oder garantiert keine Vertraulichkeit.
Die interne Meldung wurde innerhalb einer angemessenen Frist nicht bearbeitet.
Es besteht ein Risiko für Vergeltungsmaßnahmen oder die Zerstörung von Beweismitteln.
Der Verstoß stellt eine unmittelbare Bedrohung für das öffentliche Interesse dar.

4.3 Öffentliche Bekanntgabe Wenn sowohl interne als auch externe Kanäle nicht erfolgreich sind oder eine unmittelbare öffentliche Aufmerksamkeit erforderlich ist, kann der Hinweisgeber eine öffentliche Bekanntgabe vornehmen. Dies kann über die Presse oder Online-Plattformen erfolgen, vorausgesetzt, dass:

Die internen und externen Kanäle waren nicht erfolgreich.
Der Verstoß stellt eine unmittelbare Bedrohung für die öffentliche Gesundheit oder Sicherheit dar.
Die öffentliche Bekanntgabe ist erforderlich, um Schäden zu verhindern oder eine ordnungsgemäße Untersuchung zu gewährleisten.

Einreichung der Meldung

Meldungen sollten so detailliert wie möglich sein, um eine ordnungsgemäße Untersuchung zu ermöglichen. Sie sollten Folgendes enthalten:

Datum und Ort des gemeldeten Vorfalls.
Eine Beschreibung des Verhaltens oder Verstoßes.
Identifizierungsdetails der beteiligten Personen (falls bekannt).

Belege, die die Meldung stützen, sollten ebenfalls beigefügt werden.

Empfangsbestätigung und Fristen

Der zuständige Beauftragte bestätigt den Erhalt der Meldung innerhalb von sieben Tagen. Folgemaßnahmen und Ergebnisse werden innerhalb von drei Monaten mitgeteilt. Diese Frist kann verlängert werden, wenn objektive Gründe die Untersuchung beeinträchtigen könnten.

Untersuchungsverfahren

Nach Bestätigung der Zulässigkeit der Meldung wird das Unternehmen eine interne Untersuchung der gemeldeten Fakten oder Verhaltensweisen einleiten. Dieser Prozess wird zügig und gründlich durchgeführt, ohne die Genauigkeit der Ergebnisse zu beeinträchtigen.

Zusammenarbeit bei Untersuchungen

Alle Mitarbeiter und externen Personen müssen bei den Untersuchungen kooperieren und wahrheitsgemäße und vollständige Informationen liefern. Eine Nichtkooperation kann disziplinarische Maßnahmen nach sich ziehen.

Schutz des Hinweisgebers

Der Hinweisgeber und alle an der Meldung beteiligten Personen sind vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt. Dies umfasst Schutz vor Kündigung, Degradierung oder jeder Form von negativer Behandlung im Zusammenhang mit der Meldung. Jede Vergeltung wird als schwerwiegende Angelegenheit betrachtet und kann zu disziplinarischen Maßnahmen bis hin zur Kündigung führen. Wenn ein Hinweisgeber Vergeltungsmaßnahmen erfährt, liegt die Beweislast bei der Person, die die schädliche Handlung begangen hat, und sie muss nachweisen, dass die Maßnahme nicht im Zusammenhang mit der Meldung steht.

Sanktionen

Wenn eine Meldung als unbegründet und böswillig erachtet wird, kann das Unternehmen disziplinarische Maßnahmen gegen den Hinweisgeber einleiten, gemäß den geltenden Tarifverträgen.

Schulung

Alle Mitarbeiter, die an der Bearbeitung von Meldungen beteiligt sind, erhalten spezielle Schulungen, um sicherzustellen, dass Meldungen ordnungsgemäß bearbeitet werden und die Einhaltung der Whistleblowing-Gesetze gewährleistet ist.

Datenschutz und Aufbewahrung von Unterlagen

Alle persönlichen Daten im Zusammenhang mit Meldungen müssen sicher aufbewahrt und vertraulich behandelt werden. Nicht benötigte Daten werden umgehend gelöscht und relevante Aufzeichnungen werden maximal fünf Jahre aufbewahrt, um den Datenschutzgesetzen zu entsprechen.

French Translation Procédure de Gestion des Lanceurs d’Alerte

Introduction

Le whistleblowing est l’acte de signaler une activité illégale présumée ou potentielle. Les études et l’expérience montrent qu’une partie importante des infractions est révélée grâce à des signalements de personnes internes ou proches de l’organisation. Pour cette raison, les organisations envisagent de plus en plus d’introduire ou d’améliorer les politiques de whistleblowing pour répondre aux réglementations ou sur une base volontaire. L’Union Européenne, à travers la Directive 2019/1937 sur la protection des lanceurs d’alerte, a établi une norme minimale pour tous les États membres. L’Italie a mis en œuvre cette directive avec le Décret Législatif du 10 mars 2023 n°24. Le Groupe Tecnostamp Triulzi (“la Société”) a choisi de se conformer à ces exigences légales via cette procédure. Cette procédure décrit le mécanisme interne adopté par la Société pour permettre la signalisation des comportements illégaux ou des irrégularités présumées au sein de l’organisation. Le système vise à :

Encourager la signalisation des actes illégaux et démontrer l’engagement de la direction.
Soutenir et protéger les lanceurs d’alerte et les parties impliquées.
Garantir que les signalements sont traités de manière équitable et rapide.
Promouvoir une culture de transparence, d’intégrité et de responsabilité.
Réduire le risque d’actes illégaux.

Définitions

Aux fins de la présente procédure :

Violations : Actes ou omissions qui nuisent à l’intérêt public ou à l’intégrité de la Société.
Informations sur les Violations : Informations ou soupçons fondés concernant les violations.
Signalement : Communication écrite ou orale concernant des violations.
Signalement Interne : Signalement effectué via les canaux internes de la Société.
Signalement Externe : Signalement effectué via des canaux externes autorisés.
Divulgation Publique : Divulgation d’informations sur les violations via les médias ou en ligne.
Lanceur d’Alerte : La personne qui signale ou divulgue des informations concernant des violations.
Facilitateur : Personne qui aide le lanceur d’alerte à faire le signalement.
Environnement de Travail : Toute relation professionnelle par laquelle une personne obtient des informations sur des violations.

Applicabilité

Les signalements doivent concerner des activités ou des comportements dans l’environnement de travail. Cela inclut des relations professionnelles présentes ou passées, garantissant une relation qualifiée entre le lanceur d’alerte et la Société. 3.1 Lanceurs d’Alerte Protégés Les protections s’appliquent aux personnes suivantes :

Les employés, y compris à temps partiel, à durée déterminée et les apprentis.
Les travailleurs indépendants collaborant avec la Société.
Les sous-traitants, fournisseurs ou autres travailleurs opérant sous la supervision de la Société.
Les consultants et stagiaires (rémunérés ou non).
Les administrateurs, directeurs et toute personne exerçant des fonctions de contrôle au sein de la Société.

Canaux de Communication

La Société met à disposition des canaux internes et externes pour signaler les violations. Le lanceur d’alerte peut rester anonyme, et toutes les communications seront traitées de manière confidentielle. Les canaux de communication disponibles sont décrits ci-dessous. 4.1 Canaux de Signalement Interne Les lanceurs d’alerte peuvent utiliser les canaux internes suivants pour soumettre leurs signalements :

Portail en Ligne : Les lanceurs d’alerte peuvent accéder à une plateforme sécurisée pour soumettre des signalements. Visitez le Portail Whistleblowing pour soumettre un signalement.
Communication Écrite : Les signalements peuvent également être faits par écrit via la plateforme sécurisée.
Communication Orale : La plateforme permet également l’utilisation de messages vocaux.
Réunions en Personne : Sur demande, une réunion peut être organisée avec l’officier en charge de la gestion des signalements via la plateforme.

Tous les signalements, qu’ils soient anonymes ou identifiés, seront traités avec le même niveau de confidentialité. 4.2 Canaux de Signalement Externe Si le lanceur d’alerte estime que l’utilisation des canaux internes n’est pas efficace ou présente un risque de représailles, il peut soumettre des signalements via des canaux externes. Les signalements peuvent être envoyés à :

ANAC (Autorité Nationale Anticorruption) : L’ANAC gère le système externe de signalement et garantit la confidentialité de l’identité du lanceur d’alerte.

Les conditions d’utilisation des canaux externes incluent :

Le canal interne n’est pas actif ou ne garantit pas la confidentialité.
Le signalement interne n’a pas reçu de réponse dans un délai raisonnable.
Il existe un risque de représailles ou de destruction des preuves.
La violation représente une menace imminente pour l’intérêt public.

4.3 Divulgation Publique Si les canaux internes et externes échouent ou si une sensibilisation publique immédiate est nécessaire, le lanceur d’alerte peut effectuer une divulgation publique. Cela peut se faire via la presse ou des plateformes en ligne, à condition que :

Les canaux internes et externes n’ont pas eu de succès.
La violation représente un danger immédiat pour la santé ou la sécurité publiques.
La divulgation publique est nécessaire pour éviter des dommages ou garantir une enquête correcte.

Soumission de la Déclaration

Les déclarations doivent être aussi détaillées que possible pour permettre une enquête appropriée. Elles doivent inclure :

La date et le lieu de l’événement signalé.
Une description du comportement ou de la violation.
Tout détail permettant d’identifier les personnes impliquées (si connu).

Les documents soutenant la validité de la déclaration doivent également être fournis.

Accusé de Réception et Délais

Le responsable désigné accuse réception de la déclaration dans un délai de sept jours. Les actions de suivi et les résultats seront communiqués dans un délai de trois mois. Ce délai peut être prolongé si des raisons objectives compromettent l’enquête.

Procédure d’Enquête

Une fois que la déclaration est jugée recevable, la Société lance une enquête interne sur les faits ou comportements signalés. Ce processus est conduit rapidement et avec précision, sans compromettre la qualité des résultats.

Collaboration aux Enquêtes

Tous les employés et le personnel externe doivent coopérer aux enquêtes en fournissant des informations vraies et complètes. Le non-respect de cette obligation peut entraîner des mesures disciplinaires.

Protection du Lanceur d’Alerte

Le lanceur d’alerte et les parties impliquées dans la déclaration sont protégés contre toute mesure de représailles. Cela inclut la protection contre le licenciement, la rétrogradation ou tout traitement négatif en lien avec la déclaration. Toute forme de représailles sera considérée comme grave et peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement. Si un lanceur d’alerte subit des représailles, la charge de la preuve incombe à la personne ayant pris la mesure préjudiciable, qui devra prouver que l’action n’était pas liée à la déclaration.

Sanctions

Si une déclaration est jugée infondée et faite de mauvaise foi, la Société peut prendre des mesures disciplinaires contre le lanceur d’alerte, conformément aux conventions collectives applicables.

Formation

Tout le personnel impliqué dans la gestion des déclarations recevra une formation spécifique pour garantir la bonne gestion des déclarations et la conformité aux lois sur le whistleblowing.

Protection des Données et Conservation des Dossiers

Toutes les données personnelles relatives aux déclarations doivent être conservées en toute sécurité et traitées de manière confidentielle. Les données non nécessaires seront immédiatement supprimées et les dossiers pertinents seront conservés pendant une durée maximale de cinq ans, conformément aux lois sur la protection des données.

Spanish Translation: Procedimiento de Gestión de Denuncias de Whistleblower

Introducción

El whistleblowing es el acto de denunciar una actividad ilegal presunta o potencial. Los estudios y la experiencia demuestran que una parte significativa de las acciones ilegales se ponen en conocimiento de una organización a través de denuncias de personas dentro o cercanas a ella. Por esta razón, cada vez más organizaciones consideran introducir o mejorar políticas de whistleblowing para cumplir con las normativas o de forma voluntaria. La Unión Europea, mediante la Directiva 2019/1937 sobre la protección de los denunciantes, estableció un estándar mínimo para todos los Estados miembros. Italia implementó esta Directiva mediante el Decreto Legislativo N° 24 de 10 de marzo de 2023. El Grupo Tecnostamp Triulzi (“la Empresa”) ha decidido cumplir con estas obligaciones legales a través de este Procedimiento. Este Procedimiento describe el mecanismo interno adoptado por la Empresa para permitir la denuncia de conductas ilegales o irregularidades dentro de la organización. El sistema tiene como objetivo:

Fomentar la denuncia de actos ilegales y demostrar el compromiso de la dirección.
Apoyar y proteger a los denunciantes y a las partes involucradas.
Garantizar que las denuncias se gestionen de manera justa y oportuna.
Promover una cultura de transparencia, integridad y responsabilidad.
Reducir el riesgo de conductas ilegales.

Definiciones

A los efectos de este Procedimiento:

Violaciones: Actos u omisiones que perjudican el interés público o la integridad de la Empresa.
Información sobre Violaciones: Información o sospechas fundadas sobre violaciones.
Denuncia: Comunicación escrita u oral sobre violaciones.
Denuncia Interna: Denuncia realizada a través de los canales internos de la Empresa.
Denuncia Externa: Denuncia realizada a través de canales externos autorizados.
Divulgación Pública: Hacer pública la información sobre violaciones a través de medios de comunicación o en línea.
Whistleblower (Denunciante): La persona que denuncia o divulga información sobre violaciones.
Facilitador: Persona que ayuda al denunciante a realizar la denuncia.
Entorno Laboral: Cualquier relación profesional a través de la cual una persona obtiene información sobre violaciones.

Aplicabilidad

Las denuncias deben referirse a actividades o conductas dentro del entorno laboral. Esto incluye relaciones profesionales presentes o pasadas, asegurando una relación cualificada entre el denunciante y la Empresa. 3.1 Denunciantes Protegidos Las protecciones cubren a las siguientes personas:

Empleados, incluidos los a tiempo parcial, temporales y aprendices.
Trabajadores autónomos que colaboran con la Empresa.
Proveedores, contratistas u otros trabajadores bajo la supervisión de la Empresa.
Consultores y becarios (remunerados o no).
Administradores, directores y cualquier persona que ejerza funciones de supervisión dentro de la Empresa.

Canales de Comunicación

La Empresa ofrece canales internos y externos para la denuncia de violaciones. El denunciante puede permanecer en el anonimato, y todas las denuncias se tratarán de manera confidencial. A continuación se describen los canales de comunicación disponibles. 4.1 Canales de Denuncia Interna Los denunciantes pueden utilizar los siguientes canales internos para presentar denuncias:

Portal en Línea: Los denunciantes pueden acceder a una plataforma segura para enviar denuncias. Visite el Portal de Denuncias para presentar una denuncia.
Comunicación Escrita: Las denuncias también pueden realizarse por escrito a través de la plataforma segura.
Comunicación Oral: La plataforma también permite el uso de mensajes de voz.
Reuniones en Persona: A petición del denunciante, se puede organizar una reunión con el responsable de la gestión de denuncias a través de la plataforma.

Todas las denuncias, ya sean anónimas o identificadas, se tratarán con el mismo nivel de confidencialidad. 4.2 Canales de Denuncia Externa Si el denunciante considera que el uso de los canales internos no es eficaz o conlleva un riesgo de represalias, puede presentar denuncias a través de canales externos. Las denuncias pueden enviarse a:

ANAC (Autoridad Nacional Anticorrupción de Italia): ANAC gestiona el sistema externo de denuncias y garantiza la confidencialidad de la identidad del denunciante.

Las condiciones para el uso de los canales externos incluyen:

El canal interno no está activo o no garantiza la confidencialidad.
La denuncia interna no ha sido tratada en un tiempo razonable.
Existe un riesgo de represalias o de destrucción de pruebas.
La violación representa una amenaza inminente para el interés público.

4.3 Divulgación Pública Si los canales internos y externos fallan o si es necesario sensibilizar inmediatamente a la opinión pública, el denunciante puede realizar una divulgación pública. Esto puede hacerse a través de la prensa o plataformas en línea, siempre que:

Los canales internos y externos no hayan tenido éxito.
La violación represente un peligro inmediato para la salud pública o la seguridad.
La divulgación pública sea necesaria para evitar daños o garantizar una investigación adecuada.

Presentación de la Denuncia

Las denuncias deben ser lo más detalladas posible para permitir una correcta investigación. Deben incluir:

La fecha y el lugar del incidente denunciado.
Una descripción del comportamiento o violación.
Cualquier detalle que permita identificar a las personas involucradas (si se conoce).

También se deben adjuntar documentos que respalden la veracidad de la denuncia.

Acuse de Recibo y Plazos

El responsable designado confirmará la recepción de la denuncia en un plazo de siete días. Las acciones de seguimiento y los resultados se comunicarán dentro de los tres meses. Este plazo puede ampliarse si existen razones objetivas que puedan comprometer la investigación.

Procedimiento de Investigación

Una vez confirmada la denuncia como whistleblowing, la Empresa iniciará una investigación interna sobre los hechos o conductas denunciadas. El proceso se llevará a cabo con rapidez y precisión, sin comprometer la calidad de los resultados.

Cooperación en las Investigaciones

Todos los empleados y el personal externo deben cooperar con las investigaciones proporcionando información veraz y completa. El incumplimiento puede dar lugar a medidas disciplinarias.

Protección del Denunciante

El denunciante y las partes involucradas en la denuncia están protegidos contra cualquier medida de represalia. Esto incluye la protección contra el despido, la degradación o cualquier forma de trato negativo relacionado con la denuncia. Cualquier represalia será tratada como un asunto grave y puede dar lugar a medidas disciplinarias, incluida la terminación del empleo. Si un denunciante sufre represalias, la carga de la prueba recaerá sobre la persona que haya llevado a cabo la acción dañina, quien deberá demostrar que la acción no estaba relacionada con la denuncia.

Sanciones

Si se considera que una denuncia es infundada y realizada de mala fe, la Empresa puede tomar medidas disciplinarias contra el denunciante, según los convenios colectivos aplicables.

Formación

Todo el personal involucrado en la gestión de denuncias recibirá una formación específica para garantizar una correcta gestión de las denuncias y el cumplimiento de las leyes sobre whistleblowing.

Protección de Datos y Conservación de Registros

Todos los datos personales relacionados con las denuncias deben almacenarse de forma segura y tratarse de forma confidencial. Los datos innecesarios se eliminarán de inmediato y los registros pertinentes se mantendrán durante un máximo de cinco años, cumpliendo con las leyes de protección de datos.

Simplified Mandarin Translation: 举报人管理程序

简介

举报（whistleblowing）是指报告涉嫌或潜在的非法活动。研究和经验表明，许多非法行为是通过组织内部或接近组织的人士的举报被发现的。因此，越来越多的组织考虑引入或改善内部举报政策，以响应法规或基于自愿性。欧盟通过了2019/1937号指令，旨在保护举报违反欧盟法律的人员，为所有成员国建立了最低保护标准。意大利通过2023年3月10日的第24号立法法令实施了该指令。Tecnostamp Triulzi集团（“公司”）通过本程序，遵守了这些法律要求。本程序概述了公司采用的内部机制，允许举报组织内部的实际或涉嫌违法行为或不正当行为。举报管理系统旨在：

鼓励并促进对违法行为的举报，展示公司领导的承诺。
支持并保护举报人及其他相关方。
确保举报被公平和及时地处理。
促进开放、透明、正直和责任感的文化。
降低违法行为的风险。

定义

本程序适用以下定义：

“违规”：损害公共利益或公司完整性的行为或不作为。
“违规信息”：有关违规的充分怀疑或信息。
“举报”：有关违规行为的书面或口头交流。
“内部举报”：通过公司内部举报渠道进行的举报。
“外部举报”：通过授权的外部渠道进行的举报。
“公开披露”：通过媒体或在线方式公开违规信息。
“举报人”：报告或披露违规信息的人。
“协助者”：协助举报人进行举报的人。
“工作环境”：个人通过工作或专业关系获得违规信息的环境。

适用范围

举报应涉及举报人了解的工作环境中的行为或不作为。这包括当前或过去的专业关系，确保举报人与公司之间的合格关系。 3.1 受保护的举报人以下人员受到保护：

员工，包括兼职、固定期限雇员和学徒。
与公司合作的自雇人员。
承包商、供应商或在公司监督下工作的其他人员。
顾问和实习生（无论是否有报酬）。
在公司内行使监督职能的管理人员、董事及其他人员。

通信渠道

公司提供内部和外部渠道，用于报告违规行为。举报人可以保持匿名，所有举报将被保密处理。以下是可用的通信渠道。 4.1 内部举报渠道举报人可以通过以下内部渠道提交举报：

在线门户：举报人可以访问安全平台提交举报。请访问 举报门户 提交举报。
书面通信：举报也可以通过安全平台以书面形式进行。
口头通信：平台还允许语音消息传递。
面对面会议：根据请求，可以通过在线平台安排与管理举报官员的会议。

所有举报，无论是匿名的还是已确认身份的，都将受到同等保密对待。 4.2 外部举报渠道如果举报人认为使用内部渠道无效或存在报复风险，可以通过外部渠道提交举报。举报可以发送至：

ANAC（意大利反腐败国家管理局）：ANAC管理外部举报系统，并确保举报人身份的保密性。

使用外部渠道的条件包括：

内部渠道未启用或无法确保保密性。
内部举报未在合理时间内得到处理。
存在报复或证据销毁的风险。
违规行为对公共利益构成迫在眉睫的威胁。

4.3 公开披露如果内部和外部渠道都无效，或需要立即引起公众关注，举报人可以进行公开披露。可以通过新闻媒体或在线平台披露，前提是：

内部和外部渠道未能奏效。
违规行为对公共健康或安全构成直接威胁。
公开披露对于防止损害或确保正确调查是必要的。

提交举报

举报应尽可能详细，以便进行适当的调查。举报应包括：

事件的日期和地点。
行为或违规的描述。
涉及人员的任何身份细节（如已知）。

应附上支持举报有效性的文件。

收到通知和时间表

指定的负责人将在七天内确认收到举报。后续行动和结果将在三个月内通知。如果有客观原因可能影响调查，期限可以延长。

调查程序

在确认举报为符合举报条件后，公司将对举报的事实或行为进行内部调查。此过程将迅速且准确地进行，不会影响结果的准确性。

调查中的合作

所有员工和外部人员必须配合调查，提供真实完整的信息。不合作可能会导致纪律处分。

举报人的保护

举报人和举报中涉及的各方受保护，免受任何报复行为。这包括对因举报而导致的解雇、降职或任何形式的不利待遇的保护。任何形式的报复将被视为严重问题，并可能导致纪律处分，甚至终止雇佣关系。如果举报人受到报复，作出有害行为的一方需承担举证责任，必须证明该行为与举报无关。

处罚

如果举报被认定为毫无根据且恶意，公司可以根据适用的集体劳动协议对举报人采取纪律处分。

培训

所有涉及举报处理的人员将接受专门培训，以确保举报的正确处理和遵守举报法律的要求。

数据保护与记录保存

所有与举报有关的个人数据必须安全存储并保密处理。无关的数据将立即删除，相关记录将保存不超过五年，以符合法律规定的数据保护要求。

Whistleblowing Management Procedure

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