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TECNOSTAMP TRIULZI INTERNATIONAL GROUP

Whistleblowing Management Procedure

TECNOSTAMP TRIULZI INTERNATIONAL GROUP WHISTLEBLOWING MANAGEMENT PROCEDURE

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  1. Introduction
Whistleblowing is the act of reporting suspected or potential illegal activity. Studies and experience show that a significant portion of illegal actions come to the attention of an organization through reports made by individuals inside or close to it. For this reason, organizations increasingly consider introducing or improving whistleblowing policies and processes to meet regulatory requirements or on a voluntary basis. The European Union, through Directive 2019/1937 on the protection of whistleblowers, has established a minimum standard for the protection of whistleblowers across all member states. Italy implemented this Directive through Legislative Decree No. 24 of March 10, 2023. Tecnostamp Triulzi Group (“the Company”) complies with these legal requirements through this Procedure. This Procedure outlines the internal mechanism adopted by the Company to allow reports of suspected or actual illegal conduct within the organization. The system aims to:
  • Encourage and facilitate reporting of illegal acts, demonstrating leadership commitment.
  • Support and protect whistleblowers and involved parties.
  • Ensure fair and timely handling of reports.
  • Promote a culture of transparency, integrity, and responsibility.
  • Reduce the risk of illegal conduct.
  1. Definitions
For the purposes of this Procedure:
  • Violations: Acts or omissions that harm the public interest or the Company’s integrity.
  • Information on Violations: Well-founded suspicions or information about violations.
  • Report: Written or oral communication regarding violations.
  • Internal Report: A report made through the Company’s internal communication channels.
  • External Report: A report made through authorized external channels.
  • Public Disclosure: Making information about violations publicly accessible through media or online.
  • Whistleblower: The person who reports or discloses information about violations.
  • Facilitator: A person assisting the whistleblower in making the report.
  • Work Environment: Any professional relationship through which an individual gains information about violations.
  1. Applicability
Reports should involve activities or conduct within the work environment. This includes current or past professional relationships, ensuring a qualified relationship between the whistleblower and the Company. 3.1 Protected Whistleblowers The protections cover the following individuals:
  • Employees, including part-time, fixed-term, and apprentices.
  • Self-employed individuals working with the Company.
  • Contractors, suppliers, or others working under the supervision of the Company.
  • Consultants and interns (both paid and unpaid).
  • Administrators, directors, and anyone exercising control or oversight functions within the Company.
  1. Communication Channels
The Company provides both internal and external channels for reporting violations. The whistleblower can remain anonymous, and all reports will be treated confidentially. The available channels for communication are outlined below. 4.1 Internal Reporting Channels Whistleblowers can use the following internal channels to submit reports:
  • Online Portal: Whistleblowers can access a secure, confidential platform to submit reports. You can visit the Whistleblowing Portal to submit a report.
  • Written Communication: Reports can also be made in writing via the secure platform.
  • Oral Communication: The platform also allows for voice messaging.
  • In-person Meetings: On request, a meeting can be scheduled with the officer in charge of managing reports. This can be arranged via the online platform.
All reports, whether anonymous or identified, are handled with the same level of confidentiality and seriousness. 4.2 External Reporting Channels If the whistleblower believes that using the internal channels is ineffective or carries the risk of retaliation, they may submit reports through external channels. Reports can be submitted to:
  • ANAC (Italian Anti-Corruption Authority): ANAC manages the external reporting system and ensures the confidentiality of the whistleblower. You can access ANAC’s reporting system on their official website.
Conditions for external reporting include:
  • The internal channel is not active or does not ensure confidentiality.
  • The internal report has not been followed up within a reasonable time.
  • There is a risk of retaliation or evidence being destroyed.
  • The violation poses an imminent threat to the public interest.
4.3 Public Disclosure In cases where both internal and external channels fail, or if there is a need for immediate public awareness (e.g., public safety concerns), the whistleblower may make a public disclosure. This can be done through the press or online platforms, provided that:
  • The internal and external channels have been ineffective.
  • The violation poses an immediate or clear danger to public health or safety.
  • Public disclosure is essential to prevent harm or ensure proper investigation.
  1. Submission of the Report
Reports must be as detailed as possible to allow for proper investigation. The following should be included:
  • Date and location of the incident.
  • A description of the conduct or violation.
  • Any identifying details of those involved (if known).
Supporting documents that help substantiate the report should also be included.
  1. Acknowledgment of Receipt and Timeline
The designated officer will acknowledge receipt of the report within seven days. Follow-up actions and outcomes will be communicated within three months. This period may be extended if there are objective reasons that could compromise the investigation.
  1. Investigation Process
Upon confirming the report as whistleblowing, the Company will initiate an internal investigation. This process is conducted promptly and thoroughly, without compromising the accuracy of the findings.
  1. Cooperation in Investigations
All employees and external personnel must cooperate with investigations. Failure to cooperate may result in disciplinary action.
  1. Protection of the Whistleblower
The whistleblower and those involved in the report are protected from any retaliatory actions. This includes protection against termination, demotion, or any form of adverse treatment. Any form of retaliation will be treated seriously and may result in disciplinary action, including dismissal. If a whistleblower suffers retaliation, the burden of proof shifts to the party responsible for the harmful action, who must demonstrate that it was unrelated to the whistleblowing.
  1. Sanctions
If a report is found to be unfounded and made in bad faith, the Company may initiate disciplinary action against the whistleblower, in accordance with applicable labor agreements.
  1. Training
All personnel involved in handling whistleblowing cases will receive specific training to ensure proper handling of reports and compliance with whistleblowing laws.
  1. Data Protection and Record Keeping
All personal data related to whistleblowing must be stored securely and treated confidentially. Unnecessary data will be deleted promptly, and relevant records will be maintained for no more than five years, in compliance with data protection laws.
Italian Translation Procedura di Gestione delle Segnalazioni Whistleblower
  1. Introduzione
Il whistleblowing Ăš l’atto di segnalare un sospetto o rischio di attivitĂ  illecita. Studi ed esperienze dimostrano che una parte significativa degli illeciti viene alla luce grazie a segnalazioni fatte da individui all’interno o vicini all’organizzazione. Per questa ragione, sempre piĂč organizzazioni considerano l’introduzione o il miglioramento delle politiche di whistleblowing per rispondere alle normative o su base volontaria. L’Unione Europea, con la Direttiva 2019/1937 sulla protezione dei whistleblower, ha stabilito uno standard minimo per tutti gli stati membri. L’Italia ha implementato tale direttiva con il D.Lgs. 10 marzo 2023 n. 24. Il Gruppo Tecnostamp Triulzi (“la SocietĂ ”) ha scelto di conformarsi a tali prescrizioni legali attraverso questa Procedura. Questa Procedura descrive il meccanismo adottato dalla SocietĂ  per consentire la segnalazione di comportamenti illeciti o irregolaritĂ  sospette all’interno dell’organizzazione. Il sistema mira a:
  • Incoraggiare la segnalazione di atti illeciti e dimostrare l’impegno della leadership aziendale.
  • Supportare e proteggere i whistleblower e le parti coinvolte.
  • Garantire che le segnalazioni vengano trattate in modo equo e tempestivo.
  • Promuovere una cultura di trasparenza, integritĂ  e responsabilitĂ .
  • Ridurre il rischio di attivitĂ  illecite.
  1. Definizioni
Ai fini della presente Procedura:
  • Violazioni: Atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integritĂ  della SocietĂ .
  • Informazioni sulle Violazioni: Informazioni o sospetti fondati riguardanti le violazioni.
  • Segnalazione: Comunicazione scritta o orale riguardante violazioni.
  • Segnalazione Interna: Segnalazione effettuata attraverso i canali interni della SocietĂ .
  • Segnalazione Esterna: Segnalazione effettuata tramite canali esterni autorizzati.
  • Divulgazione Pubblica: Divulgazione di informazioni sulle violazioni tramite media o online.
  • Whistleblower: Persona che segnala o divulga informazioni riguardanti violazioni.
  • Facilitatore: Persona che assiste il whistleblower nella segnalazione.
  • Ambiente di Lavoro: Qualsiasi relazione professionale attraverso la quale una persona ottiene informazioni sulle violazioni.
  1. ApplicabilitĂ 
Le segnalazioni devono riguardare attivitĂ  o condotte nell’ambito lavorativo. Questo include relazioni professionali presenti o passate, garantendo una relazione qualificata tra il segnalante e la SocietĂ . 3.1 Soggetti Segnalanti Protetti Le protezioni coprono i seguenti soggetti:
  • Lavoratori dipendenti, inclusi a tempo parziale, determinato e apprendisti.
  • Lavoratori autonomi che collaborano con la SocietĂ .
  • Fornitori, collaboratori o altri lavoratori che operano sotto la supervisione della SocietĂ .
  • Consulenti e tirocinanti (sia pagati che non).
  • Amministratori, direttori e chiunque eserciti funzioni di controllo all’interno della SocietĂ .
  1. Canali di Comunicazione
La SocietĂ  mette a disposizione canali interni ed esterni per la segnalazione delle violazioni. Il whistleblower puĂČ rimanere anonimo, e tutte le segnalazioni saranno trattate in modo confidenziale. Di seguito sono descritti i canali di comunicazione disponibili. 4.1 Canali di Segnalazione Interna I whistleblower possono utilizzare i seguenti canali interni per presentare le segnalazioni:
  • Portale Online: I whistleblower possono accedere a una piattaforma sicura per inviare segnalazioni. Visita il Portale Whistleblowing per inviare una segnalazione.
  • Comunicazione Scritta: Le segnalazioni possono essere effettuate per iscritto tramite la piattaforma sicura.
  • Comunicazione Orale: La piattaforma consente anche l’uso di messaggi vocali.
  • Incontri di Persona: Su richiesta, Ăš possibile fissare un incontro con il responsabile della gestione delle segnalazioni tramite la piattaforma.
Tutte le segnalazioni, anonime o identificate, saranno trattate con lo stesso livello di riservatezza. 4.2 Canali di Segnalazione Esterna Se il whistleblower ritiene che l’utilizzo dei canali interni non sia efficace o comporti un rischio di ritorsione, puĂČ presentare segnalazioni tramite canali esterni. Le segnalazioni possono essere inviate a:
  • ANAC (AutoritĂ  Nazionale Anticorruzione): L’ANAC gestisce il sistema esterno di segnalazione e garantisce la riservatezza dell’identitĂ  del segnalante.
Condizioni per l’uso dei canali esterni includono:
  • Il canale interno non Ăš attivo o non garantisce la riservatezza.
  • La segnalazione interna non ha ricevuto seguito entro un tempo ragionevole.
  • Esiste un rischio di ritorsione o distruzione delle prove.
  • La violazione rappresenta una minaccia imminente per l’interesse pubblico.
4.3 Divulgazione Pubblica In caso di fallimento dei canali interni ed esterni, o se Ăš necessario sensibilizzare immediatamente l’opinione pubblica, il whistleblower puĂČ effettuare una divulgazione pubblica. Questo puĂČ avvenire tramite stampa o piattaforme online, a condizione che:
  • I canali interni ed esterni non abbiano avuto successo.
  • La violazione rappresenta un pericolo immediato per la salute pubblica o la sicurezza.
  • La divulgazione pubblica Ăš necessaria per prevenire danni o garantire un’indagine corretta.
  1. Invio della Segnalazione
Le segnalazioni devono essere il piĂč circostanziate possibile per consentire una corretta indagine. Devono includere:
  • La data e il luogo dell’evento segnalato.
  • Una descrizione del comportamento o violazione.
  • Qualsiasi dettaglio identificativo dei soggetti coinvolti (se noti).
Documenti che sostengano la fondatezza della segnalazione dovrebbero essere allegati.
  1. Avviso di Ricevimento e Tempistiche
Il responsabile incaricato conferma la ricezione della segnalazione entro sette giorni. Azioni di follow-up e risultati verranno comunicati entro tre mesi. Questo termine puĂČ essere esteso se vi sono ragioni oggettive che potrebbero compromettere l’indagine.
  1. Procedura di Indagine
Dopo aver confermato che la segnalazione rientra nel whistleblowing, la SocietĂ  avvia un’indagine interna sui fatti o comportamenti segnalati. Il processo sarĂ  svolto in modo rapido e accurato, senza compromettere la qualitĂ  dei risultati.
  1. Collaborazione alle Indagini
Tutti i dipendenti e il personale esterno devono collaborare alle indagini fornendo informazioni veritiere e complete. La mancata collaborazione puĂČ comportare sanzioni disciplinari.
  1. Protezione del Segnalante
Il segnalante e le parti coinvolte nella segnalazione sono protetti da qualsiasi azione ritorsiva. Questo include protezione contro licenziamento, retrocessione o qualsiasi trattamento negativo legato alla segnalazione. Qualsiasi vittimizzazione sarĂ  considerata una questione grave e potrĂ  comportare azioni disciplinari fino alla cessazione del rapporto di lavoro. Se un segnalante subisce ritorsioni, l’onere della prova si sposta sulla parte che ha compiuto l’azione dannosa, la quale dovrĂ  dimostrare che l’azione non Ăš collegata alla segnalazione.
  1. Sanzioni
Se una segnalazione viene giudicata infondata e fatta in malafede, la SocietĂ  puĂČ avviare azioni disciplinari contro il segnalante, secondo i contratti collettivi applicabili.
  1. Formazion
Tutto il personale coinvolto nella gestione delle segnalazioni riceverĂ  una formazione specifica per garantire la corretta gestione delle segnalazioni e la conformitĂ  alle leggi sul whistleblowing.
  1. Protezione dei Dati e Conservazione dei Registri
Tutti i dati personali relativi alle segnalazioni devono essere conservati in modo sicuro e trattati in modo riservato. I dati non necessari verranno eliminati immediatamente e i registri rilevanti saranno conservati per non piĂč di cinque anni, nel rispetto delle leggi sulla protezione dei dati.
German Translation Hinweisgeber-Richtlinie
  1. EinfĂŒhrung
Hinweisgebersysteme sind Mechanismen, mit denen verdĂ€chtige oder potenziell illegale Handlungen gemeldet werden können. Studien und Erfahrungen zeigen, dass ein erheblicher Teil illegaler Handlungen durch Meldungen von Personen bekannt wird, die sich innerhalb oder in der NĂ€he einer Organisation befinden. Aus diesem Grund erwĂ€gen viele Unternehmen zunehmend die EinfĂŒhrung oder Verbesserung von Whistleblowing-Richtlinien, entweder als Reaktion auf rechtliche Anforderungen oder auf freiwilliger Basis. Die EuropĂ€ische Union hat mit der Richtlinie 2019/1937 ĂŒber den Schutz von Personen, die VerstĂ¶ĂŸe gegen das Unionsrecht melden, Mindeststandards fĂŒr den Schutz von Hinweisgebern in allen Mitgliedstaaten festgelegt. Italien setzte diese Richtlinie durch das Gesetzesdekret Nr. 24 vom 10. MĂ€rz 2023 um. Die Tecnostamp Triulzi Group („das Unternehmen“) befolgt diese gesetzlichen Anforderungen durch diese Richtlinie. Diese Richtlinie beschreibt den internen Mechanismus, den das Unternehmen eingerichtet hat, um Berichte ĂŒber tatsĂ€chliche oder vermutete illegale Handlungen oder UnregelmĂ€ĂŸigkeiten innerhalb der Organisation zu ermöglichen. Das System zielt darauf ab:
  • Illegale Handlungen zu melden und das Engagement der FĂŒhrung fĂŒr deren PrĂ€vention zu demonstrieren.
  • Hinweisgeber und betroffene Parteien zu schĂŒtzen und zu unterstĂŒtzen.
  • Sicherzustellen, dass Berichte fair und zeitnah behandelt werden.
  • Eine Kultur der Transparenz, IntegritĂ€t und Verantwortlichkeit zu fördern.
  • Das Risiko illegaler Handlungen zu verringern.
  1. Definitionen
FĂŒr die Zwecke dieser Richtlinie gelten folgende Definitionen:
  • VerstĂ¶ĂŸe: Handlungen oder Unterlassungen, die das öffentliche Interesse oder die IntegritĂ€t des Unternehmens schĂ€digen.
  • Informationen ĂŒber VerstĂ¶ĂŸe: Informationen oder fundierte Verdachtsmomente in Bezug auf VerstĂ¶ĂŸe.
  • Meldung: Schriftliche oder mĂŒndliche Kommunikation ĂŒber VerstĂ¶ĂŸe.
  • Interne Meldung: Meldung ĂŒber die internen KanĂ€le des Unternehmens.
  • Externe Meldung: Meldung ĂŒber autorisierte externe KanĂ€le.
  • Öffentliche Bekanntgabe: Veröffentlichung von Informationen ĂŒber VerstĂ¶ĂŸe in den Medien oder online.
  • Hinweisgeber: Die Person, die Informationen ĂŒber VerstĂ¶ĂŸe meldet oder offenlegt.
  • Ermöglicher: Eine Person, die den Hinweisgeber bei der Meldung unterstĂŒtzt.
  • Arbeitsumfeld: Jede berufliche Beziehung, durch die eine Person Informationen ĂŒber VerstĂ¶ĂŸe erhĂ€lt.
  1. Anwendbarkeit
Meldungen mĂŒssen AktivitĂ€ten oder Verhaltensweisen im Arbeitsumfeld betreffen. Dies schließt aktuelle oder frĂŒhere berufliche Beziehungen ein und gewĂ€hrleistet eine qualifizierte Beziehung zwischen dem Hinweisgeber und dem Unternehmen. 3.1 GeschĂŒtzte Hinweisgeber Der Schutz gilt fĂŒr folgende Personen:
  • Mitarbeiter, einschließlich Teilzeit-, Befristete und Auszubildende.
  • SelbststĂ€ndige, die mit dem Unternehmen zusammenarbeiten.
  • Auftragnehmer, Lieferanten oder andere, die unter der Aufsicht des Unternehmens arbeiten.
  • Berater und Praktikanten (sowohl bezahlt als auch unbezahlt).
  • Administratoren, Direktoren und Personen, die Aufsichtsfunktionen im Unternehmen ausĂŒben.
  1. KommunikationskanÀle
Das Unternehmen bietet sowohl interne als auch externe KanĂ€le fĂŒr die Meldung von VerstĂ¶ĂŸen an. Der Hinweisgeber kann anonym bleiben, und alle Meldungen werden vertraulich behandelt. Die verfĂŒgbaren KommunikationskanĂ€le sind nachstehend beschrieben. 4.1 Interne MeldekanĂ€le Hinweisgeber können die folgenden internen KanĂ€le verwenden, um VerstĂ¶ĂŸe zu melden:
  • Online-Portal: Hinweisgeber können auf eine sichere Plattform zugreifen, um Meldungen zu machen. Besuchen Sie das Whistleblowing-Portal, um eine Meldung zu machen.
  • Schriftliche Meldung: Meldungen können auch schriftlich ĂŒber die sichere Plattform erfolgen.
  • MĂŒndliche Meldung: Die Plattform ermöglicht auch Sprachnachrichten.
  • Persönliche Treffen: Auf Anfrage kann ĂŒber die Plattform ein Treffen mit dem zustĂ€ndigen Verantwortlichen vereinbart werden.
Alle Meldungen, ob anonym oder identifiziert, werden mit der gleichen Vertraulichkeit behandelt. 4.2 Externe MeldekanĂ€le Wenn der Hinweisgeber der Meinung ist, dass die Verwendung der internen KanĂ€le nicht effektiv ist oder ein Risiko fĂŒr Vergeltungsmaßnahmen darstellt, kann er Meldungen ĂŒber externe KanĂ€le einreichen. Meldungen können an folgende Stellen gesendet werden:
  • ANAC (Italienische Antikorruptionsbehörde): ANAC verwaltet das externe Meldesystem und gewĂ€hrleistet die Vertraulichkeit der IdentitĂ€t des Hinweisgebers.
Bedingungen fĂŒr die Verwendung externer KanĂ€le:
  • Der interne Kanal ist nicht aktiv oder garantiert keine Vertraulichkeit.
  • Die interne Meldung wurde innerhalb einer angemessenen Frist nicht bearbeitet.
  • Es besteht ein Risiko fĂŒr Vergeltungsmaßnahmen oder die Zerstörung von Beweismitteln.
  • Der Verstoß stellt eine unmittelbare Bedrohung fĂŒr das öffentliche Interesse dar.
4.3 Öffentliche Bekanntgabe Wenn sowohl interne als auch externe KanĂ€le nicht erfolgreich sind oder eine unmittelbare öffentliche Aufmerksamkeit erforderlich ist, kann der Hinweisgeber eine öffentliche Bekanntgabe vornehmen. Dies kann ĂŒber die Presse oder Online-Plattformen erfolgen, vorausgesetzt, dass:
  • Die internen und externen KanĂ€le waren nicht erfolgreich.
  • Der Verstoß stellt eine unmittelbare Bedrohung fĂŒr die öffentliche Gesundheit oder Sicherheit dar.
  • Die öffentliche Bekanntgabe ist erforderlich, um SchĂ€den zu verhindern oder eine ordnungsgemĂ€ĂŸe Untersuchung zu gewĂ€hrleisten.
  1. Einreichung der Meldung
Meldungen sollten so detailliert wie möglich sein, um eine ordnungsgemĂ€ĂŸe Untersuchung zu ermöglichen. Sie sollten Folgendes enthalten:
  • Datum und Ort des gemeldeten Vorfalls.
  • Eine Beschreibung des Verhaltens oder Verstoßes.
  • Identifizierungsdetails der beteiligten Personen (falls bekannt).
Belege, die die Meldung stĂŒtzen, sollten ebenfalls beigefĂŒgt werden.
  1. EmpfangsbestÀtigung und Fristen
Der zustĂ€ndige Beauftragte bestĂ€tigt den Erhalt der Meldung innerhalb von sieben Tagen. Folgemaßnahmen und Ergebnisse werden innerhalb von drei Monaten mitgeteilt. Diese Frist kann verlĂ€ngert werden, wenn objektive GrĂŒnde die Untersuchung beeintrĂ€chtigen könnten.
  1. Untersuchungsverfahren
Nach BestĂ€tigung der ZulĂ€ssigkeit der Meldung wird das Unternehmen eine interne Untersuchung der gemeldeten Fakten oder Verhaltensweisen einleiten. Dieser Prozess wird zĂŒgig und grĂŒndlich durchgefĂŒhrt, ohne die Genauigkeit der Ergebnisse zu beeintrĂ€chtigen.
  1. Zusammenarbeit bei Untersuchungen
Alle Mitarbeiter und externen Personen mĂŒssen bei den Untersuchungen kooperieren und wahrheitsgemĂ€ĂŸe und vollstĂ€ndige Informationen liefern. Eine Nichtkooperation kann disziplinarische Maßnahmen nach sich ziehen.
  1. Schutz des Hinweisgebers
Der Hinweisgeber und alle an der Meldung beteiligten Personen sind vor Vergeltungsmaßnahmen geschĂŒtzt. Dies umfasst Schutz vor KĂŒndigung, Degradierung oder jeder Form von negativer Behandlung im Zusammenhang mit der Meldung. Jede Vergeltung wird als schwerwiegende Angelegenheit betrachtet und kann zu disziplinarischen Maßnahmen bis hin zur KĂŒndigung fĂŒhren. Wenn ein Hinweisgeber Vergeltungsmaßnahmen erfĂ€hrt, liegt die Beweislast bei der Person, die die schĂ€dliche Handlung begangen hat, und sie muss nachweisen, dass die Maßnahme nicht im Zusammenhang mit der Meldung steht.
  1. Sanktionen
Wenn eine Meldung als unbegrĂŒndet und böswillig erachtet wird, kann das Unternehmen disziplinarische Maßnahmen gegen den Hinweisgeber einleiten, gemĂ€ĂŸ den geltenden TarifvertrĂ€gen.
  1. Schulung
Alle Mitarbeiter, die an der Bearbeitung von Meldungen beteiligt sind, erhalten spezielle Schulungen, um sicherzustellen, dass Meldungen ordnungsgemĂ€ĂŸ bearbeitet werden und die Einhaltung der Whistleblowing-Gesetze gewĂ€hrleistet ist.
  1. Datenschutz und Aufbewahrung von Unterlagen
Alle persönlichen Daten im Zusammenhang mit Meldungen mĂŒssen sicher aufbewahrt und vertraulich behandelt werden. Nicht benötigte Daten werden umgehend gelöscht und relevante Aufzeichnungen werden maximal fĂŒnf Jahre aufbewahrt, um den Datenschutzgesetzen zu entsprechen.
French Translation ProcĂ©dure de Gestion des Lanceurs d’Alerte
  1. Introduction
Le whistleblowing est l’acte de signaler une activitĂ© illĂ©gale prĂ©sumĂ©e ou potentielle. Les Ă©tudes et l’expĂ©rience montrent qu’une partie importante des infractions est rĂ©vĂ©lĂ©e grĂące Ă  des signalements de personnes internes ou proches de l’organisation. Pour cette raison, les organisations envisagent de plus en plus d’introduire ou d’amĂ©liorer les politiques de whistleblowing pour rĂ©pondre aux rĂ©glementations ou sur une base volontaire. L’Union EuropĂ©enne, Ă  travers la Directive 2019/1937 sur la protection des lanceurs d’alerte, a Ă©tabli une norme minimale pour tous les États membres. L’Italie a mis en Ɠuvre cette directive avec le DĂ©cret LĂ©gislatif du 10 mars 2023 n°24. Le Groupe Tecnostamp Triulzi (“la SociĂ©tĂ©”) a choisi de se conformer Ă  ces exigences lĂ©gales via cette procĂ©dure. Cette procĂ©dure dĂ©crit le mĂ©canisme interne adoptĂ© par la SociĂ©tĂ© pour permettre la signalisation des comportements illĂ©gaux ou des irrĂ©gularitĂ©s prĂ©sumĂ©es au sein de l’organisation. Le systĂšme vise Ă  :
  • Encourager la signalisation des actes illĂ©gaux et dĂ©montrer l’engagement de la direction.
  • Soutenir et protĂ©ger les lanceurs d’alerte et les parties impliquĂ©es.
  • Garantir que les signalements sont traitĂ©s de maniĂšre Ă©quitable et rapide.
  • Promouvoir une culture de transparence, d’intĂ©gritĂ© et de responsabilitĂ©.
  • RĂ©duire le risque d’actes illĂ©gaux.
  1. DĂ©finitions
Aux fins de la présente procédure :
  • Violations : Actes ou omissions qui nuisent Ă  l’intĂ©rĂȘt public ou Ă  l’intĂ©gritĂ© de la SociĂ©tĂ©.
  • Informations sur les Violations : Informations ou soupçons fondĂ©s concernant les violations.
  • Signalement : Communication Ă©crite ou orale concernant des violations.
  • Signalement Interne : Signalement effectuĂ© via les canaux internes de la SociĂ©tĂ©.
  • Signalement Externe : Signalement effectuĂ© via des canaux externes autorisĂ©s.
  • Divulgation Publique : Divulgation d’informations sur les violations via les mĂ©dias ou en ligne.
  • Lanceur d’Alerte : La personne qui signale ou divulgue des informations concernant des violations.
  • Facilitateur : Personne qui aide le lanceur d’alerte Ă  faire le signalement.
  • Environnement de Travail : Toute relation professionnelle par laquelle une personne obtient des informations sur des violations.
  1. Applicabilité
Les signalements doivent concerner des activitĂ©s ou des comportements dans l’environnement de travail. Cela inclut des relations professionnelles prĂ©sentes ou passĂ©es, garantissant une relation qualifiĂ©e entre le lanceur d’alerte et la SociĂ©tĂ©. 3.1 Lanceurs d’Alerte ProtĂ©gĂ©s Les protections s’appliquent aux personnes suivantes :
  • Les employĂ©s, y compris Ă  temps partiel, Ă  durĂ©e dĂ©terminĂ©e et les apprentis.
  • Les travailleurs indĂ©pendants collaborant avec la SociĂ©tĂ©.
  • Les sous-traitants, fournisseurs ou autres travailleurs opĂ©rant sous la supervision de la SociĂ©tĂ©.
  • Les consultants et stagiaires (rĂ©munĂ©rĂ©s ou non).
  • Les administrateurs, directeurs et toute personne exerçant des fonctions de contrĂŽle au sein de la SociĂ©tĂ©.
  1. Canaux de Communication
La SociĂ©tĂ© met Ă  disposition des canaux internes et externes pour signaler les violations. Le lanceur d’alerte peut rester anonyme, et toutes les communications seront traitĂ©es de maniĂšre confidentielle. Les canaux de communication disponibles sont dĂ©crits ci-dessous. 4.1 Canaux de Signalement Interne Les lanceurs d’alerte peuvent utiliser les canaux internes suivants pour soumettre leurs signalements :
  • Portail en Ligne : Les lanceurs d’alerte peuvent accĂ©der Ă  une plateforme sĂ©curisĂ©e pour soumettre des signalements. Visitez le Portail Whistleblowing pour soumettre un signalement.
  • Communication Écrite : Les signalements peuvent Ă©galement ĂȘtre faits par Ă©crit via la plateforme sĂ©curisĂ©e.
  • Communication Orale : La plateforme permet Ă©galement l’utilisation de messages vocaux.
  • RĂ©unions en Personne : Sur demande, une rĂ©union peut ĂȘtre organisĂ©e avec l’officier en charge de la gestion des signalements via la plateforme.
Tous les signalements, qu’ils soient anonymes ou identifiĂ©s, seront traitĂ©s avec le mĂȘme niveau de confidentialitĂ©. 4.2 Canaux de Signalement Externe Si le lanceur d’alerte estime que l’utilisation des canaux internes n’est pas efficace ou prĂ©sente un risque de reprĂ©sailles, il peut soumettre des signalements via des canaux externes. Les signalements peuvent ĂȘtre envoyĂ©s Ă  :
  • ANAC (AutoritĂ© Nationale Anticorruption) : L’ANAC gĂšre le systĂšme externe de signalement et garantit la confidentialitĂ© de l’identitĂ© du lanceur d’alerte.
Les conditions d’utilisation des canaux externes incluent :
  • Le canal interne n’est pas actif ou ne garantit pas la confidentialitĂ©.
  • Le signalement interne n’a pas reçu de rĂ©ponse dans un dĂ©lai raisonnable.
  • Il existe un risque de reprĂ©sailles ou de destruction des preuves.
  • La violation reprĂ©sente une menace imminente pour l’intĂ©rĂȘt public.
4.3 Divulgation Publique Si les canaux internes et externes Ă©chouent ou si une sensibilisation publique immĂ©diate est nĂ©cessaire, le lanceur d’alerte peut effectuer une divulgation publique. Cela peut se faire via la presse ou des plateformes en ligne, Ă  condition que :
  • Les canaux internes et externes n’ont pas eu de succĂšs.
  • La violation reprĂ©sente un danger immĂ©diat pour la santĂ© ou la sĂ©curitĂ© publiques.
  • La divulgation publique est nĂ©cessaire pour Ă©viter des dommages ou garantir une enquĂȘte correcte.
  1. Soumission de la DĂ©claration
Les dĂ©clarations doivent ĂȘtre aussi dĂ©taillĂ©es que possible pour permettre une enquĂȘte appropriĂ©e. Elles doivent inclure :
  • La date et le lieu de l’Ă©vĂ©nement signalĂ©.
  • Une description du comportement ou de la violation.
  • Tout dĂ©tail permettant d’identifier les personnes impliquĂ©es (si connu).
Les documents soutenant la validitĂ© de la dĂ©claration doivent Ă©galement ĂȘtre fournis.
  1. Accusé de Réception et Délais
Le responsable dĂ©signĂ© accuse rĂ©ception de la dĂ©claration dans un dĂ©lai de sept jours. Les actions de suivi et les rĂ©sultats seront communiquĂ©s dans un dĂ©lai de trois mois. Ce dĂ©lai peut ĂȘtre prolongĂ© si des raisons objectives compromettent l’enquĂȘte.
  1. ProcĂ©dure d’EnquĂȘte
Une fois que la dĂ©claration est jugĂ©e recevable, la SociĂ©tĂ© lance une enquĂȘte interne sur les faits ou comportements signalĂ©s. Ce processus est conduit rapidement et avec prĂ©cision, sans compromettre la qualitĂ© des rĂ©sultats.
  1. Collaboration aux EnquĂȘtes
Tous les employĂ©s et le personnel externe doivent coopĂ©rer aux enquĂȘtes en fournissant des informations vraies et complĂštes. Le non-respect de cette obligation peut entraĂźner des mesures disciplinaires.
  1. Protection du Lanceur d’Alerte
Le lanceur d’alerte et les parties impliquĂ©es dans la dĂ©claration sont protĂ©gĂ©s contre toute mesure de reprĂ©sailles. Cela inclut la protection contre le licenciement, la rĂ©trogradation ou tout traitement nĂ©gatif en lien avec la dĂ©claration. Toute forme de reprĂ©sailles sera considĂ©rĂ©e comme grave et peut entraĂźner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement. Si un lanceur d’alerte subit des reprĂ©sailles, la charge de la preuve incombe Ă  la personne ayant pris la mesure prĂ©judiciable, qui devra prouver que l’action n’Ă©tait pas liĂ©e Ă  la dĂ©claration.
  1. Sanctions
Si une dĂ©claration est jugĂ©e infondĂ©e et faite de mauvaise foi, la SociĂ©tĂ© peut prendre des mesures disciplinaires contre le lanceur d’alerte, conformĂ©ment aux conventions collectives applicables.
  1. Formation
Tout le personnel impliqué dans la gestion des déclarations recevra une formation spécifique pour garantir la bonne gestion des déclarations et la conformité aux lois sur le whistleblowing.
  1. Protection des Données et Conservation des Dossiers
Toutes les donnĂ©es personnelles relatives aux dĂ©clarations doivent ĂȘtre conservĂ©es en toute sĂ©curitĂ© et traitĂ©es de maniĂšre confidentielle. Les donnĂ©es non nĂ©cessaires seront immĂ©diatement supprimĂ©es et les dossiers pertinents seront conservĂ©s pendant une durĂ©e maximale de cinq ans, conformĂ©ment aux lois sur la protection des donnĂ©es.
Spanish Translation: Procedimiento de GestiĂłn de Denuncias de Whistleblower
  1. IntroducciĂłn
El whistleblowing es el acto de denunciar una actividad ilegal presunta o potencial. Los estudios y la experiencia demuestran que una parte significativa de las acciones ilegales se ponen en conocimiento de una organizaciĂłn a travĂ©s de denuncias de personas dentro o cercanas a ella. Por esta razĂłn, cada vez mĂĄs organizaciones consideran introducir o mejorar polĂ­ticas de whistleblowing para cumplir con las normativas o de forma voluntaria. La UniĂłn Europea, mediante la Directiva 2019/1937 sobre la protecciĂłn de los denunciantes, estableciĂł un estĂĄndar mĂ­nimo para todos los Estados miembros. Italia implementĂł esta Directiva mediante el Decreto Legislativo N° 24 de 10 de marzo de 2023. El Grupo Tecnostamp Triulzi (“la Empresa”) ha decidido cumplir con estas obligaciones legales a travĂ©s de este Procedimiento. Este Procedimiento describe el mecanismo interno adoptado por la Empresa para permitir la denuncia de conductas ilegales o irregularidades dentro de la organizaciĂłn. El sistema tiene como objetivo:
  • Fomentar la denuncia de actos ilegales y demostrar el compromiso de la direcciĂłn.
  • Apoyar y proteger a los denunciantes y a las partes involucradas.
  • Garantizar que las denuncias se gestionen de manera justa y oportuna.
  • Promover una cultura de transparencia, integridad y responsabilidad.
  • Reducir el riesgo de conductas ilegales.
  1. Definiciones
A los efectos de este Procedimiento:
  • Violaciones: Actos u omisiones que perjudican el interĂ©s pĂșblico o la integridad de la Empresa.
  • InformaciĂłn sobre Violaciones: InformaciĂłn o sospechas fundadas sobre violaciones.
  • Denuncia: ComunicaciĂłn escrita u oral sobre violaciones.
  • Denuncia Interna: Denuncia realizada a travĂ©s de los canales internos de la Empresa.
  • Denuncia Externa: Denuncia realizada a travĂ©s de canales externos autorizados.
  • DivulgaciĂłn PĂșblica: Hacer pĂșblica la informaciĂłn sobre violaciones a travĂ©s de medios de comunicaciĂłn o en lĂ­nea.
  • Whistleblower (Denunciante): La persona que denuncia o divulga informaciĂłn sobre violaciones.
  • Facilitador: Persona que ayuda al denunciante a realizar la denuncia.
  • Entorno Laboral: Cualquier relaciĂłn profesional a travĂ©s de la cual una persona obtiene informaciĂłn sobre violaciones.
  1. Aplicabilidad
Las denuncias deben referirse a actividades o conductas dentro del entorno laboral. Esto incluye relaciones profesionales presentes o pasadas, asegurando una relaciĂłn cualificada entre el denunciante y la Empresa. 3.1 Denunciantes Protegidos Las protecciones cubren a las siguientes personas:
  • Empleados, incluidos los a tiempo parcial, temporales y aprendices.
  • Trabajadores autĂłnomos que colaboran con la Empresa.
  • Proveedores, contratistas u otros trabajadores bajo la supervisiĂłn de la Empresa.
  • Consultores y becarios (remunerados o no).
  • Administradores, directores y cualquier persona que ejerza funciones de supervisiĂłn dentro de la Empresa.
  1. Canales de ComunicaciĂłn
La Empresa ofrece canales internos y externos para la denuncia de violaciones. El denunciante puede permanecer en el anonimato, y todas las denuncias se tratarĂĄn de manera confidencial. A continuaciĂłn se describen los canales de comunicaciĂłn disponibles. 4.1 Canales de Denuncia Interna Los denunciantes pueden utilizar los siguientes canales internos para presentar denuncias:
  • Portal en LĂ­nea: Los denunciantes pueden acceder a una plataforma segura para enviar denuncias. Visite el Portal de Denuncias para presentar una denuncia.
  • ComunicaciĂłn Escrita: Las denuncias tambiĂ©n pueden realizarse por escrito a travĂ©s de la plataforma segura.
  • ComunicaciĂłn Oral: La plataforma tambiĂ©n permite el uso de mensajes de voz.
  • Reuniones en Persona: A peticiĂłn del denunciante, se puede organizar una reuniĂłn con el responsable de la gestiĂłn de denuncias a travĂ©s de la plataforma.
Todas las denuncias, ya sean anónimas o identificadas, se tratarån con el mismo nivel de confidencialidad. 4.2 Canales de Denuncia Externa Si el denunciante considera que el uso de los canales internos no es eficaz o conlleva un riesgo de represalias, puede presentar denuncias a través de canales externos. Las denuncias pueden enviarse a:
  • ANAC (Autoridad Nacional AnticorrupciĂłn de Italia): ANAC gestiona el sistema externo de denuncias y garantiza la confidencialidad de la identidad del denunciante.
Las condiciones para el uso de los canales externos incluyen:
  • El canal interno no estĂĄ activo o no garantiza la confidencialidad.
  • La denuncia interna no ha sido tratada en un tiempo razonable.
  • Existe un riesgo de represalias o de destrucciĂłn de pruebas.
  • La violaciĂłn representa una amenaza inminente para el interĂ©s pĂșblico.
4.3 DivulgaciĂłn PĂșblica Si los canales internos y externos fallan o si es necesario sensibilizar inmediatamente a la opiniĂłn pĂșblica, el denunciante puede realizar una divulgaciĂłn pĂșblica. Esto puede hacerse a travĂ©s de la prensa o plataformas en lĂ­nea, siempre que:
  • Los canales internos y externos no hayan tenido Ă©xito.
  • La violaciĂłn represente un peligro inmediato para la salud pĂșblica o la seguridad.
  • La divulgaciĂłn pĂșblica sea necesaria para evitar daños o garantizar una investigaciĂłn adecuada.
  1. PresentaciĂłn de la Denuncia
Las denuncias deben ser lo mĂĄs detalladas posible para permitir una correcta investigaciĂłn. Deben incluir:
  • La fecha y el lugar del incidente denunciado.
  • Una descripciĂłn del comportamiento o violaciĂłn.
  • Cualquier detalle que permita identificar a las personas involucradas (si se conoce).
También se deben adjuntar documentos que respalden la veracidad de la denuncia.
  1. Acuse de Recibo y Plazos
El responsable designado confirmarĂĄ la recepciĂłn de la denuncia en un plazo de siete dĂ­as. Las acciones de seguimiento y los resultados se comunicarĂĄn dentro de los tres meses. Este plazo puede ampliarse si existen razones objetivas que puedan comprometer la investigaciĂłn.
  1. Procedimiento de InvestigaciĂłn
Una vez confirmada la denuncia como whistleblowing, la Empresa iniciarĂĄ una investigaciĂłn interna sobre los hechos o conductas denunciadas. El proceso se llevarĂĄ a cabo con rapidez y precisiĂłn, sin comprometer la calidad de los resultados.
  1. CooperaciĂłn en las Investigaciones
Todos los empleados y el personal externo deben cooperar con las investigaciones proporcionando informaciĂłn veraz y completa. El incumplimiento puede dar lugar a medidas disciplinarias.
  1. ProtecciĂłn del Denunciante
El denunciante y las partes involucradas en la denuncia estån protegidos contra cualquier medida de represalia. Esto incluye la protección contra el despido, la degradación o cualquier forma de trato negativo relacionado con la denuncia. Cualquier represalia serå tratada como un asunto grave y puede dar lugar a medidas disciplinarias, incluida la terminación del empleo. Si un denunciante sufre represalias, la carga de la prueba recaerå sobre la persona que haya llevado a cabo la acción dañina, quien deberå demostrar que la acción no estaba relacionada con la denuncia.
  1. Sanciones
Si se considera que una denuncia es infundada y realizada de mala fe, la Empresa puede tomar medidas disciplinarias contra el denunciante, segĂșn los convenios colectivos aplicables.
  1. FormaciĂłn
Todo el personal involucrado en la gestiĂłn de denuncias recibirĂĄ una formaciĂłn especĂ­fica para garantizar una correcta gestiĂłn de las denuncias y el cumplimiento de las leyes sobre whistleblowing.
  1. ProtecciĂłn de Datos y ConservaciĂłn de Registros
Todos los datos personales relacionados con las denuncias deben almacenarse de forma segura y tratarse de forma confidencial. Los datos innecesarios se eliminarån de inmediato y los registros pertinentes se mantendrån durante un måximo de cinco años, cumpliendo con las leyes de protección de datos.
Simplified Mandarin Translation: 䞟抄äșș缡理繋ćș
  1. 矀介
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  1. 调柄皋ćș
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